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高校图书馆数字资源采购联盟工作规范

第一章     总则

第一条      适用范围:本规范适用于所有以“高校图书馆数字资源采购联盟”名义组织的引进资源集团采购工作。

第二条      本规范为《高校图书馆数字资源采购联盟章程》指导下的具体业务规范。

第三条      本规范中的引进资源集团采购工作通过单一来源谈判方式进行。

第四条      高校图书馆数字资源采购联盟(以下简称联盟),由高校图书馆联合发起成立,合作开展引进数字资源的采购工作,规范引进资源的集团采购行为。

第五条      相关术语:

1 .      牵头馆:数据库集团采购的组织单位,主要负责数据库集团采购的试用、评估、谈判、组团及相关服务、培训等工作。联盟理事单位可以申请成为牵头馆。

2 .      谈判组:数据库谈判组以数据库集团为单位成立,主要负责数据库集团采购方案的谈判工作以及相关的集团采购服务。

3 .      成员馆:和联盟签署《高校图书馆数字资源采购联盟委托协议》的高校图书馆和其他社会信息服务机构。

4 .      数据库商:通过网络提供数据库信息服务的出版商或集成商。

5 .      代理商:经国家新闻出版署批准的、有进出口资质的、从事中外文网络数据库产品进出口贸易和服务的国内进出口公司及其分支机构。

6 .      网络数据库产品(以下简称数据库):数据库商通过网络提供信息服务的各种产品,包括但不限于数据库、电子期刊、电子图书、文献应用软件等。

第二章  集团采购的基本原则

第六条      引进数据库以为教学科研服务的学术资源为主,以海外的网络资源为主:

1.      在资源分布上,要保障重点学科需要,兼顾其它学科;

2.      在类型分布上,要兼顾二次文献型数据库、电子期刊、电子图书、事实型数据库等完整体系的建设;

3.      在资源内容上,联盟集团采购的数据库不允许集团重复和内容重复,如数据库商销售的不同数据库之间有少量重复,应在数据库评估时说明重复的情况和大概比例。

第七条      服务宗旨:联盟根据章程,接收学校委托,为成员馆提供集团采购服务。

第八条      服务对象:以高校图书馆为主,兼顾部分科研机构。

第九条      服务方式:所购数据库一般能够以专线、镜像或本地的方式提供服务,以使用户不支付网络费并能够方便快捷地访问资源为目标。

第十条      价格要求:价格方案务求合理,保证资源的可持续性发展。

第十一条      长期保存与永久使用:所购买数据库应有长期保存权,长期保存可采取国家保存、联盟公共保存或成员馆自行保存的方式。此外,成员馆可以通过以下一种或两种方式永久使用所购数据库:

1.      访问联盟长期保存或者成员馆自行保存的数据;

2.      数据库商提供永久访问的权限。

第十二条      注重资源与服务整合,所购数据库要和联盟及其成员馆其它服务(如期刊目次服务、文献传递服务、发现服务等)衔接,以保证成员馆文献保障服务的整体性。

第三章  工作流程

第十三条      前期联络工作:对于存在集团采购可能性的数据库,由数据库商或代理商自行联系任一家联盟牵头馆组织试用,根据试用、馆藏等情况确定是否组织集团采购谈判,并上报联盟理事会。

第十四条      成立谈判组:联盟以数据库集团为单位组成数据库谈判组,谈判组由3(含)名以上成员馆代表组成,组长由牵头馆担任。

第十五条      组团准备工作:对于准备开展集团采购的新数据库,谈判组必须开展评估工作,并将数据库的前评估报告提交联盟理事会审核。前评估报告可以包括以下几个方面:

1.      资源的内容与数量;

2.      资源的价格、采购方案,以及相关设施的费用;

3.      资源检索系统与功能;

4.      出版商服务情况;

5.      长期保存与永久使用;

6.      成员馆试用情况。

第十六条      相关谈判:谈判组代表成员馆争取适用于中国作为发展中国家和地区的优惠的价格,争取数据库商提供满足中国高校用户需要的、高质量的服务。谈判组的职责包括:

1.      数据库的前期、后期评估。详见第十五条、第二十五条。

2.      数据库谈判,并在理事会审核通过的最终方案上集体签字。签字后的方案可等同于招标结束后的中标通知书使用。方案要求详见第四十三条、第四十四条。

3.      审核合同。合同要求详见第四十三条。

4.      组织集团采购。详见第二十条到第二十四条。

5.      监督和协调集团采购售后服务。详见第二十六条、第二十七条。

第十七条      引入进出口代理:由联盟秘书处先对代理商招“资格标”,由成员馆自主选择中标代理商(方案中指定代理商的除外)。

第十八条      代理商选择:由招标工作组和联盟秘书处共同负责。主要包括:

1.      由联盟秘书处提出对代理商的招标需求,并委托有招标资质的单位负责对代理商招“资格标”;

2.      根据联盟和成员馆资源建设的发展需要,本着公开、公平、公正、诚信的原则,遴选优秀的代理商;

3.      招标时必须考虑各种因素,包括综合实力、经营特色、在业界的声誉、业绩、价格等;

4.      招标工作每三年进行一次,每次可以同时招多个代理商;

5.      对于中标代理商,联盟秘书处根据协议内容每年对本协议年度代理商的履约表现进行评价,并向联盟理事会提交报告;

6.      联盟秘书处在执行协议过程中如发现代理商未能履行协议,应督促其改进;如代理商在约定的时间内不能改进,或不能提出令人信服的改进计划,则视之为违约,报联盟理事会后按照协议约定或法律的有关规定解除协议。

第十九条      集团采购方案审核与发布:集团采购方案由数据库牵头馆上报理事会审核通过,根据“DRAA集团采购方案编号标准”进行编号,并由谈判组、数据库商双方共同签字、联盟秘书处盖章(由联盟秘书处所在单位代章)后,由牵头馆在联盟主页上向成员馆发布,纸本方案交由联盟秘书处存档。

第二十条      组团采购:牵头馆发布正式订购通知和集团采购方案后,数据库商和代理商协同牵头馆组织联盟成员集团引进资源。

第二十一条      成员馆确认:成员馆通过联盟主页在线提交订购回执,一经数据库商确认,则表示参加集团,享受集团成员的利益,承担集团成员的责任。

第二十二条      组团通报:组团工作结束之后,牵头馆将组团情况向成员馆、联盟理事会通报并备案。

第二十三条      签署合同:成员馆和数据库商签署数据库采购合同,和代理商签署进出口合同。

第二十四条      办理付款:根据集团采购方案中对代理商选择的要求,成员馆在规定的时间内将款汇至代理商处。

第二十五条      数据库续订:数据库牵头馆负责开展整个集团的数据库后评估,并将评估报告通报集团成员单位。数据库后评估报告主要包括以下几个方面:

1.      资源的内容与数量;

2.      资源的价格、采购方案,以及相关设施的费用;

3.      资源检索系统与功能;

4.      出版商服务情况;

5.      长期保存与永久使用;

6.      和前评估报告相比,以上几个方面的变化;

7.      资源使用情况和成本效益。

第二十六条      组织培训:联盟独立或联合数据库商和代理商开展各类培训。

第二十七条      集团采购售后服务:集团采购售后服务由数据库商和(或)代理商负责,牵头馆协同秘书处共同监督和协调。售后服务主要包括:

1.      有关集团采购的日常咨询;

2.      提供数据库集团使用统计和内容列表;

3.      处理数据库访问过程中的问题,如IP修改,访问不通等;

4.      提供培训。

第二十八条      联盟秘书处负责与成员馆一次性签署集团采购委托协议,在联盟主页公布联盟成员馆名单,并公布集团采购的数据库信息和牵头馆。

第二十九条      联盟秘书处负责保管联盟集团采购的相关文档,包括谈判过程中的有关函件,如合同、集团采购方案、集团使用统计、重要往来信件等。

第三十条      停团数据库经牵头馆和数据库商协商后,发布正式通知,根据方案或合同约定保证已购买数据库的相关权益,如平台永久使用权和存档权等。对于提供平台永久使用权的数据库,应继续提供原成员的IP地址更新和使用统计等服务。

第四章  对成员馆的要求

第三十一条      委托谈判:各高校根据本校情况自愿参加联盟集团采购,凡参加的学校应与联盟秘书处签署委托协议,协议一经签署,即表示委托联盟代为进行集团谈判。

第三十二条      参加集团:成员馆自愿参加集团采购,通过联盟主页在线提交订购回执。一经确认,表示该馆同意参加集团,享受集团成员的利益,承担集团成员的责任,不做出任何有损集团利益的行为。

第三十三条      退出集团:在订购合同签署前,成员馆可以退出集团,退出集团要在线撤销订购回执;订购合同一经签署,成员馆不得退出集团。

第三十四条      订购合同:成员馆合同由各成员馆自己签署,并各自承担合同中的法律责任和义务。依照法律规定,合同一经签署便具有法律效力,任何一方不得单方面擅自解除合同,由此引起的一切法律后果自行承担。

第三十五条      按约付款:成员馆应按照所签署合同内容,按时、按金额付款。

第三十六条      组团周期:组团工作一般每年只办理一次,当组团工作结束后,仍希望加入集团购买数据库的成员馆,需要与数据库商协商,代理商协助订购并通知牵头馆和联盟秘书处。

第三十七条      联络信息:成员馆须明确本单位引进资源负责人和联系人,如遇信息(人员、E-mail地址、电话等)变更时,须及时在联盟主页上更新,并通知联盟秘书处、数据库商和代理商。

第三十八条      统计授权:成员馆须在联盟主页上完成对联盟收割各馆COUNTER统计报告的在线授权工作。成员馆允许数据库商把本机构已购库的使用统计报告及其相关信息(如SUSHI ID等)提供给联盟,委托联盟为本机构收割(含通过SUSHI ID 自动收割)COUNTER统计报告,允许联盟将本馆的统计数据用于集团对数据库使用的评估分析。

第三十九条      知识产权与合理使用:成员馆必须严格遵守合同中知识产权的有关规定,尊重并维护原作者和出版者的知识产权。严禁任何个人或单位恶意下载数据或将数据用于任何商业或其他营利性用途,严禁任何个人或单位私设代理提供非成员馆用户使用。

第五章  对数据库商的要求

第四十条      数据库商应考虑中国作为发展中国家的现实,给予联盟成员馆最优惠的价格。

第四十一条      数据库商应向集团用户提供不少于三个月的产品售前免费试用期。

第四十二条      数据库商应协助督促成员馆通过联盟主页在线提交试用回执和订购回执,并在三个工作日内响应和五个工作日内确认成员馆提交的在线回执。

第四十三条      合同(含采购方案)基本要求:

1.  合同中应对产品内容、产品价格(一年以上合同还应包括第二年以后的价格和价格调整(包括捆绑纸本期刊),如果无法确定第二年以后的价格或者价格调整,第二年需要再行签署合同或价格确认协议)和服务方案进行准确的描述;

2.  合同中应对产品的长期保存和永久使用权进行明确说明;

3.  合同中应约定,数据库须保证7*24小时不间断服务,出现系统故障次数及故障处理时间;

4.  合同中应对数据库商、代理商后续服务中的责任和义务予以明确(包括第三十一到第三十六条内容);

5.  合同文本中要包含“DRAA集团采购方案编号”;

6.  合同的语言文本至少应包括中文和英文两种文本,且所有的语言文本都具有相同的法律效力;

7.  合同适用中国的相关法律并由中国法院管辖;

8.  合同中约定的仲裁机构应该是中国的仲裁机构;

9.  合同应由数据库商与成员馆签署。

第四十四条      数据库商须向成员馆提供良好的售后服务,包括:

1.  提供没有语言障碍和时间差(包括节日)的专人服务和技术支持,如在中国设立办事处或专人等;

2.  提供国际通用标准(COUNTER标准)的使用统计报告;

3.  根据采购方案的要求,按期走访、培训用户;

4.  对用户开展培训,特别是平台升级后要及时培训;

5.  变更数据库信息要及时通报用户;

6.  对于用户提出的问题要三个工作日内反馈;

7.  提供与数据库配套的数据服务,如MARC格式的书目数据、用于电子资源导航的刊名数据、目次文摘数据等。

第四十五条      数据库商须向图书馆提供违规使用的判断标准。如发现对数据库的违规使用,数据库商应在两个工作日内知会图书馆,并提供违规使用的详细情况(违规使用日志),只能停止违规IP的使用权限,不能停止整个用户单位或非违规IP的使用权限。

第四十六条      数据库商须向联盟秘书处提供的信息包括但不限于:

1.  集团存档:数据库商提供集团备份的数据库在联盟秘书处所在单位保留存档;

2.  资源百科信息:根据联盟秘书处的要求定期在联盟主页上更新数据库的百科信息和整体收录情况,如最小订购单元、资源总量和内容列表等;在数据库收录情况有更新的情况下(如期刊停刊或变更),应及时进行维护。

3.  使用统计信息:根据联盟秘书处的要求按时提交集团成员的符合国际通用标准(COUNTER)的成员使用统计报告;同时,配合联盟主页实现对集团用户的使用统计数据的收割,并定期维护集团成员的相关信息(如SUSHIID信息);

4.  数据库接口:集团采购的数据库应按照要求提供接口,如OPENURL、OAI-PMH等,具体要求参见附件“高校图书馆数字资源采购联盟元数据收割标准”;

5.  元数据和全文:集团采购的数据库应按照要求提供元数据(如书目数据、目次、文摘等)和开放获取的全文;数据可通过接口或批量方式提供;具体要求参见附件“高校图书馆数字资源采购联盟元数据收割标准”;

6.  销售数据库的价格情况;

7.  数据库的自评估报告。

第四十七条      数字资源长期保存是DRAA成员馆对所采购数字文献资源拥有的合理权利,是保障数字资源安全的基础和国家战略。数据库商须向DRAA联盟提供在中国本土进行长期保存的解决方案,并在必要条件下提供公共获取服务。

1.  用于联盟长期保存的数据,可以以黑箱保存(dark archive)的形式,保存在国家数字资源长期保存体系或联盟秘书处所在单位。

2.  数据库商与负责长期保存的机构签署协议,双方约定保存机制、服务触发机制等相关内容。

3.  数据库商按照负责长期保存的机构要求,提供标准格式的全文、图像、元数据等裸数据,确保数据的长期可用性、真实性、完整性、可辨识性、持久生存、可呈现和可理解性。

4.  负责长期保存的机构将充分尊重知识产权、数字资源长期保存的国际标准规范和管理机制,在制度和技术上采取一切必要措施保障出版商的数据安全,保障对联盟成员的服务。

第六章  对代理商的要求

第四十八条      数据库内容审核:根据国家有关法规政策负责对数据库内容的审核,及时向联盟秘书处和数据库牵头馆通报情况。

第四十九条      数据库试用和评估:协助牵头馆组织成员馆对数据库的试用、评估和采购。

第五十条      协助组织集团;处理集团采购相关事宜,与成员馆签署进出口合同,合同文本中要包含“DRAA集团采购方案编号”。

第五十一条      方案保密:对数据库集团采购方案必须保密,不得在联盟成员馆范围外使用。

第五十二条      办理付款:为参加集团采购的成员馆提供付款服务,明确汇率,按时代理付汇。

第五十三条      售后服务:协助和敦促数据库商做好售后服务工作。

第五十四条      信息发布:定期维护机构信息和人员信息;协助牵头馆发布订购通知、组团通报等。

第五十五条      信息采集:协助联盟做好集团采购数据库的信息采集工作,包括但不限于:成员馆使用统计信息、销售数据库的价格信息等。

第五十六条      培训工作:协助联盟和数据库商组织引进资源培训活动。

第七章  财务规范

第五十七条      联盟在组织集团采购的过程中应遵守国家有关的法规和财务制度。

第八章  附则

第五十八条      本规范由联盟秘书处制定、解释和修改,并报联盟理事会批准。

 
附件一:《高校图书馆数字资源采购联盟元数据收割标准》
 

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