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高校图书馆数字资源采购联盟工作规范(草案)

第一章  总则

第一条 适用范围:本规范适用于所有以“高校图书馆数字资源采购联盟”名义组织的引进资源集团采购工作。

第二条 本规范为《高校图书馆数字资源采购联盟章程》指导下的具体业务规范。

第三条 本规范中的引进资源集团采购工作通过单一来源谈判方式进行。

第四条 高校图书馆数字资源采购联盟:以下简称联盟,由高校图书馆联合发起成立,合作开展引进数字资源的采购工作,规范引进资源集团采购行为。

第五条 谈判组:数据库谈判组以数据库集团为单位成立,主要负责数据库集团采购方案的谈判工作以及相关的集团采购服务。

第六条 成员馆:和联盟签署《高校图书馆数字资源采购联盟委托协议》的高校图书馆和其他社会信息服务机构。

第七条 数据库商:通过网络提供数据库信息服务的出版商或集成商。

第八条 代理商:经国家新闻出版署批准的、有进出口资质的、从事中外文网络数据库产品进出口贸易和服务的国内进出口公司及其分支机构。

第九条 网络数据库产品(下称数据库):数据库商通过网络提供信息服务的所有产品,包括但不限于二次文献型数据库、电子期刊、电子图书、事实型数据库等。

第二章  集团采购的基本原则

第十条 引进数据库以为教学科研服务的学术资源为主,以海外的网络资源为主:

1. 在资源分布上,要保障重点学科需要,兼顾其它学科分布情况;

2. 在类型分布上,要兼顾二次文献型数据库、电子期刊、电子图书、事实型数据库等完整体系的建设;

3. 在资源内容上,联盟集团采购的数据库不允许集团重复和内容重复,如数据库商销售的不同数据库之间有少量重复,应在数据库评估时说明重复的情况和大概比例。

第十一条 服务宗旨:集团采购坚持被动服务的原则,联盟接收学校委托,为成员馆提供服务,联盟不得营利。

二条 服务对象:以高校图书馆为主,兼顾部分科研机构

三条 服务方式:所购数据库一般能够以专线、镜像或本地的方式提供服务,以使用户不支付网络费并能够方便快捷地访问资源为目标。

四条 价格要求:价格和涨幅方案务求合理,保证资源的可持续性发展。

五条 存档与永久使用:一般情况下,所购买数据库应有存档权,存档可采取联盟公共存档或成员馆自行存档的方式。此外,成员馆可以通过以下两种方式或其中的一种方式永久使用所购数据库:

1. 访问联盟公共存档或者成员馆自己存档的数据;

2. 数据库商提供永久访问的权限。

六条 注重资源与服务整合,所购数据库要和联盟及其成员馆其它服务(如期刊目次服务、文献传递服务等)可以衔接,以保证成员馆文献保障服务的整体性。

第三章  工作流程

七条 前期联络工作:对于存在集团采购可能性的数据库,由联盟秘书处联系数据库商或代理商组织试用,根据试用、馆藏等情况确定是否组织集团采购谈判,并上报联盟理事会。

八条 成立谈判组:联盟以数据库集团为单位组成数据库谈判组,谈判组由3名以上成员馆代表组成,组长一般由理事单位担任。

九条 组团准备工作:对于准备开展集团采购的新数据库,谈判组开展必要的评估工作,并将数据库的前评估报告提交联盟理事会审核。前评估报告可以包括以下几个方面:

1. 资源的内容与数量;

2. 资源的价格、采购方案,以及相关设施的费用;

3. 资源检索系统与功能;

4. 出版商服务情况;

5. 存档与永久使用;

6. 成员馆试用情况。

第二十条 相关谈判:谈判组代表成员馆争取适用于中国作为发展中国家和地区的优惠的价格,争取数据库商提供满足中国高校用户需要的、高质量的服务。谈判组的职责包括:

1. 数据库的前期、后期评估。详见第十九、二九条。

2. 数据库谈判,并在最终谈判方案上集体签字。签字后的方案可等同于招标结束后的中标通知书使用。方案要求详见第四五、四六条。

3. 向联盟理事会报告集团采购方案并获得审核通过。

4. 审核合同。合同要求详见第四五条。

5. 组织集团采购。详见第二四到二八条。

6. 监督和协调集团采购售后服务。详见第三O、三一条。

第二一条 引入进出口代理:由联盟秘书处先对代理商招“资格标”、中标代理商自愿参加谈判,成员馆自主选择代理商。

第二二条 代理商选择:由招标工作组和秘书处共同负责。主要包括:

1. 由秘书处提出对代理商的招标需求,由理事会提名招标工作组,并委托有招标资质的单位负责对代理商招“资格标”;

2. 根据联盟和成员馆资源建设的发展需要,本着公开、公平、公正、诚信的原则,遴选优秀的代理商;

3. 招标时必须考虑各种因素,包括综合实力、经营特色、在业界的声誉、业绩、价格等;

4. 招标工作每三年进行一次,每次可以同时招多个代理商;

5. 对于中标代理商,联盟秘书处根据协议内容每年对本协议年度代理商的履约表现进行评价,并向联盟理事会提交报告;

6. 联盟秘书处在执行协议过程中如发现代理商未能履行协议,应督促其改进;如代理商在约定的时间内不能改进,或不能提出令人信服的改进计划,则视之为违约,报联盟理事会后按照协议约定或法律的有关规定解除协议。

三条 集团采购方案审核:集团采购方案由数据库谈判组上报理事会审核通过,并由谈判组、数据库商和代理商三方共同签字后,由谈判组组长单位和联盟秘书处向成员馆公布,同时在联盟主页上发布。

四条 组团采购:谈判组组长单位和联盟秘书处发布正式订购通知和集团采购方案后(由联盟秘书处所在单位代章),数据库代理商协同谈判组组长所在单位组织联盟成员集团引进资源。

五条 成员馆确认:成员馆向谈判组组长所在单位回复由所在单位负责人签字盖章的确认函,一经确认,则表示参加集团,享受集团成员的利益,承担集团成员的责任。

六条 组团通报:组团工作结束之后,谈判组组长所在单位将组团情况向成员馆、联盟理事会通报并备案。

七条 签署合同:成员馆和数据库商签署数据库采购合同,和代理商签署进出口合同。

八条 办理付款:根据集团采购方案中对代理商选择的要求,成员馆在规定的时间内将款汇至代理商处。

九条 数据库续订:联盟秘书处委托谈判组开展整个集团的数据库后评估,并将评估报告通报集团成员单位。数据库后评估报告主要包括以下几个方面:

1. 资源的内容与数量;

2. 资源的价格、采购方案,以及相关设施的费用;

3. 资源检索系统与功能;

4. 出版商服务情况;

5. 存档与永久使用;

6. 和前评估报告相比,以上几个方面的变化;

7. 资源使用情况和成本效益。

第三十条 组织培训:联盟独立或合作组织数据库商和代理商开展各类培训。

十一条 集团采购售后服务:集团采购售后服务由数据库商和(或)代理商负责,谈判组组长所在单位协同秘书处共同监督和协调。售后服务主要包括:

1. 有关集团采购的日常咨询;

2. 提供数据库集团使用统计;

3. 处理数据库访问过程中的问题,如IP修改,访问不通等;

4. 提供培训。

十二条 联盟秘书处负责与成员馆一次性签署集团采购委托协议,并公布各数据库集团采购的谈判组组长和成员。

十三条 联盟秘书处负责保管联盟集团采购的相关文档,包括谈判过程中的有关函件,如合同、集团采购方案、集团使用统计,重要往来信件等。

第四章  对成员馆的要求

十四条 委托谈判:各高校根据本校情况自愿参加联盟集团采购,凡参加的学校应与联盟秘书处签署委托协议,协议一经签署,即表示委托联盟代为进行集团谈判。

十五条 参加集团:成员馆自愿参加集团采购,向谈判组提交由本单位负责人签字盖章的确认函。一经确认,表示该馆同意参加集团,享受集团成员的利益,承担集团成员的责任,不做出任何有损集团利益的行为。

十六条 退出集团:在合同签署前,成员馆可以退出集团,退出集团同样需要出具由单位负责人签字盖章的确认函;合同一经签署,成员馆不得退出集团。

十七条 数据库价格:谈判组代表集团与数据库商谈判价格,价格对成员馆透明公开。

十八条 订购合同:成员馆合同由各成员馆自己签署,并各自承担合同中的法律责任和义务。依照法律规定,合同一经签署便具有法律效力,任何一方不得单方面擅自解除合同,由此引起的一切法律后果自行承担。

十九条 按约付款:成员馆应按照所签署合同内容,按时、按金额付款。

第四十条 组团周期:组团工作一般每年只办理一次,当组团工作结束后,仍希望加入集团购买数据库的成员馆,需要与数据库商协商,代理商协助订购并通知谈判组和秘书处。

十一条 联络信息:成员馆须明确本单位引进资源负责人和联系人,如遇信息(人员、E-mail地址、电话)变更时,须及时通知联盟秘书处、数据库商和代理商。

十二条 知识产权与合理使用:成员馆必须严格遵守合同中知识产权的有关规定,尊重并维护原作者和出版者的知识产权。严禁任何个人或单位恶意下载数据或将数据用于任何商业或其他营利性用途,严禁任何个人或单位私设代理提供非成员馆用户使用。

第五章  对数据库商的要求

十三条 数据库商应考虑中国作为发展中国家的现实,给予联盟成员馆最优惠的价格。

十四条 数据库商应向集团用户提供不少于三个月的产品售前免费试用期。

十五条 合同(含采购方案)基本要求:

1. 合同中应对产品内容、产品价格(一年以上合同还应包括第二年以后的价格和价格涨幅(包括捆绑纸本期刊),如果无法确定第二年以后的价格或者价格涨幅,第二年需要再行签署合同或价格确认协议)和服务方案进行准确的描述;

2. 合同中应对产品的备份存档和长期使用权进行明确说明;

3. 合同中应对数据库商、代理商后续服务中的责任和义务予以明确(包括第三五-四十条内容);

4. 合同的语言文本至少应包括中文和英文两种文本,且所有的语言文本都具有相同的法律效力;

5. 合同中的适用法律应该为中国的相关法律;

6. 合同中约定的仲裁机构应该是中国的仲裁机构;

7. 合同应由数据库商与成员馆签署。

十六条 数据库商须向成员馆提供良好的售后服务,包括:

1. 提供没有语言障碍和时间差(包括节日)的专人服务和技术支持,如在中国设立办事处或专人等;

2. 提供国际通用标准(COUNTER标准)的使用统计报告;

3. 按期(新用户至少两年一次;老用户每三到四年一次)走访用户;

4. 对用户开展培训,特别是平台升级后要及时培训;

5. 变更数据库信息要及时通报用户;

6. 对于用户提出的问题要及时反馈;

7. 提供与数据库配套的数据服务,如MARC格式的书目数据、用于电子资源导航的刊名数据等。

十七条 如发现对数据库的违规使用,数据库商应知会图书馆,并停止违规IP的使用权限,但不能停止整个用户单位或其部分网段的使用权限。

十八条 数据库商须向联盟秘书处提供的信息包括但不限于:

1. 集团存档:数据库商提供集团备份的数据库在联盟秘书处所在单位保留存档;

2. 数据库接口:集团采购的数据库应提供OPEN URLMeta Search接口;

3. 目次和摘要信息:集团采购的全文数据库应提供元数据,如:书目数据、MARC数据、目次和文摘信息等,或数据同步更新的接口;

4. 统计信息:根据联盟秘书处的要求填写数据库基本信息、组团信息、集团成员增减情况;符合国际通用标准(COUNTER标准)的成员馆使用统计报告;

5. 销售数据库的价格情况;

6. 数据库的自评估报告。

第六章  对代理商的要求

十九条 数据库内容审核:根据国家有关法规政策负责对数据库内容的审核

第五十条 数据库试用和评估:协助组织成员馆对数据库的试用,协助联盟秘书处和数据库谈判组对集团采购数据库的评估。

十一条 协助组织集团,处理集团采购相关事宜。

十二条 和数据库商、谈判组共同签署数据库集团采购方案。与成员馆签署进出口合同。

十三条 办理付款:为参加集团采购的成员馆提供付款服务,明确汇率,按时代理付汇。

十四条 售后服务:协助和敦促数据库商做好售后服务工作。

十五条 信息发布:配合联盟秘书处发布订购通知、组团结果、成员馆使用统计等信息。

十六条 信息采集:配合数据库商提供和填报数据库相关信息。

十七条 培训工作:协助联盟和数据库商组织引进资源培训活动。

第七章  财务规范

十八条 联盟在组织集团采购的过程中应遵守国家有关的法规和财务制度。

第八章  附则

十九条 本规范由联盟秘书处制定、解释和修改,并报联盟理事会批准。

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